Thực tế cho thấy quy trình mua hàng tồn tại những lỗ hổng để doanh nghiệp phải quan tâm khắc phục. Việc áp dụng giải pháp Quản lý mua hàng tập trung như của APE Technology có ý nghĩa không chỉ về mặt quản trị mà còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay!
1. Lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp
Trong quy trình mua hàng, cần tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng. Nếu chức năng không rõ ràng sẽ dễ dẫn đến lạm dụng chức vụ và quyền hạn để lựa chọn nhà cung cấp không đúng theo yêu cầu (lựa chọn theo sự quen biết, giới thiệu nhận hoa hồng). Mục đích của việc tách bạch chức năng là tạo sự độc lập, khách quan đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp, đúng hàng, đúng chất lượng trong điều kiện tối ưu nhất, tránh được 2 vấn đề sau:
-
Người sử dụng hàng đồng thời là người mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp vì mối quan hệ hoặc lợi ích cá nhân.
-
Người duyệt mua hàng đồng thời là người đi mua hàng sẽ dẫn đến vấn đề chọn lựa nhà cung cấp cấp quen biết, đẩy giá lên cao, nhận hoa hồng.
2. Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ
Các lỗ hổng thường gặp trong yêu cầu mua hàng/dịch vụ cần phải được kiểm soát:
-
Hàng còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ dẫn đến trường hợp “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ càng.
-
Hàng còn tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi không chính đáng khác.
-
Dùng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho công việc cá nhân.
-
Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng, gây lãng phí khi không sử dụng.
Trong quy trình mua hàng cần định rõ người phụ trách có nhiệm vụ xem xét các vấn đề khi mua hàng: mặt hàng đó có cần thiết phải mua không? hàng còn tồn kho hay không? các mặt hàng trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý không?… Phiếu yêu cầu mua hàng cần được kiểm tra tính hợp lý bởi toàn bộ những người chịu trách nhiệm trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt.
3. Chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu
Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp là một trong những nghiệp vụ chính của quản trị mua hàng và là lỗ hổng thường gặp trong quy trình mua hàng. Doanh nghiệp cần thực hiện các việc sau đây để tránh được rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp:
-
Tránh mua hàng của những nhà cung cấp không đủ năng lực: hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái…
-
Nhà cung cấp trước khi phê duyệt cần được tìm hiểu kỹ, đánh giá đầy đủ các khía cạnh mà doanh nghiệp đang quan tâm để đảm bảo về chất lượng dịch vụ, hàng hóa.
-
Tạo sự minh bạch trong công tác lựa chọn nhà cung cấp, tránh trường hợp chỉ để một người quyết định sẽ dễ dẫn đến rủi ro lựa chọn theo cảm tính hoặc theo mối quan hệ để nhận hoa hồng.
-
Cần có sự tham gia của các bộ phận: kế toán, mua hàng, sử dụng, kiểm tra chất lượng hàng hóa (QC) khi lựa chọn nhà cung cấp.
4. Hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt
Các bộ phận trong toàn bộ quy trình mua hàng cần chịu trách nhiệm thực hiện đúng, đủ và theo trình tự của quy trình đặt hàng, tránh việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện.
-
Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê duyệt của người có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện.
-
Sai sót trên đơn hàng về số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán…
5. Lỗ hổng trong việc kiểm và nhận hàng
Lỗ hổng thường gặp trong việc kiểm và nhận hàng là mặt hàng giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho. Để hạn chế trường hợp này, cần thực hiện các vấn đề sau:
-
Việc nhận hàng cần được kiểm soát bởi bộ phận chuyên môn kiểm hàng(QC) hoặc đơn vị chuyên môn của mặt hàng đó (ví dụ bộ phận IT cho mặt hàng máy tính).
-
Không nên chỉ giao hoàn toàn việc kiểm hàng cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua.
-
Bộ phận chịu trách nhiệm phải đảm bảo tính khách quan, có biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng.
6. Mua sai hàng
Đối với những mặt hàng kỹ thuật, việc không cung cấp thông số kỹ thuật dễ dẫn đến việc hàng mua về sai quy cách, không sử dụng được, phải mua lại gây lãng phí và có thể dẫn đến việc tạm dừng sản xuất. Để tránh những sai sót có thể xảy ra, các yêu cầu mua hàng cần được kiểm soát và phê duyệt một cách có hệ thống.
7. Rủi ro thanh toán
Các rủi ro thanh toán thường gặp phải:
-
Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định.
-
Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.
Kế toán cần kiểm tra các vấn đề sau đây để đảm bảo việc thanh toán trong quy trình mua hàng được thực hiện chính xác:
-
Hàng hóa đã nhập kho (Có phiếu nhập kho).
-
Hàng hóa đúng chất lượng, đúng mẫu (Có biên bản kiểm tra chất lượng).
-
Hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng (Có biên bản nghiệm thu).
-
Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền.
-
Hóa đơn của nhà cung cấp được phát hành đúng và hợp lệ.
-
Đề nghị/Tờ trình thanh toán đã được phê duyệt trả tiền.
APE Techs kính chúc Quý khách hàng dành thời gian định kỳ rà soát quy trình và có thể có những biện pháp khắc phục kịp thời. Liên hệ ngay với APE Techs để trải nghiệm giải pháp Quản lý mua hàng chuyên nghiệp!