Mua hàng tác động trực tiếp đến dòng tiền, chi phí tồn kho và tính sẵn có của hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay bỏ quên việc kiểm soát quá trình mua sắm dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí và tốn kém ngân sách.

Khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý mua hàng chính là sự bất đồng bộ nhu cầu của nhiều bộ phận, sự “ước lượng cầm chừng” của nhân viên mà không kiểm soát được đâu mới là thời điểm cần nên mua và mua những gì.

Với việc quản lý mua sắm bằng các công cụ thủ công, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải nhiều rủi ro như: chi phí xử lý cao, tài liệu không được cập nhật, bị mất hoặc thất lạc,….

Quản lý mua hàng tập trung là cách tổ chức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu thông qua đơn vị mua hàng.

tập trung nhằm giảm chi phí, thời gian, đầu mối tổ chức đấu thầu, tăng cường tính chuyên nghiệp trong đấu thầu, góp phần tăng hiệu quả kinh tế. 

Mô hình quản lý mua hàng tốt sẽ giúp Doanh nghiệp:

1. Kiểm soát tốt quá trình quản lý mua hàng bằng cách tập trung và đồng nhất danh sách những sản phẩm cần mua sao cho hợp lý và tối ưu chi phí.
2. Đảm bảo công khai, minh bạch và ngăn chặn tối đa thực trạng trục lợi cá nhân.
3. Đấu thầu mua hàng số lượng lớn giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp chất lượng với chi phí tiết kiệm nhất.
4. Giải quyết được bài toán thất thoát chi phí thông qua việc số hóa quá trình quản lý mua hàng tập trung.
5. Làm tăng tính cạnh tranh của các gói thầu, từ đó gián tiếp thúc đẩy chất lượng sản phẩm các nhà thầu cung cấp được nâng lên.
6. Tiết kiệm thời gian phê duyệt và thực hiện mua hàng.