Đa số doanh nghiệp vẫn thực hiện việc quản lý mua hàng bằng những trao đổi qua email, điện thoại, nhắn tin. Việc quản lý mua hàng thủ công hiện nay dần trở nên lạc hậu và mang lại nhiều rủi ro hơn. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần phải tìm hướng đi mới để có thể tối ưu hóa việc quản lý quy trình mua hàng!
Thách thức quản lý mua hàng của các doanh nghiệp Việt Nam
Quản lý mua hàng tác động trực tiếp đến dòng tiền, chi phí tồn kho và tính sẵn có của hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay đều tập trung vào hàng tồn kho mà bỏ quên việc kiểm soát quá trình mua sắm dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí và tốn kém ngân sách, bị động về dòng tiền:
Trong bối cảnh nền kinh tế đang gặp nhiều biến động giai đoạn đầu năm 2020, hầu hết doanh nghiệp đều đang hướng đến việc tiết kiệm chi tiêu và tập trung đầu tư để tạo ra nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, tiết kiệm chi tiêu như thế nào mới hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng giải quyết được.
Khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý mua hàng chính là sự bất đồng bộ nhu cầu của nhiều bộ phận, sự “ước lượng cầm chừng” của nhân viên mà không kiểm soát được đâu mới là thời điểm cần nên mua và mua những gì. Đặc biệt là đối với những tập đoàn lớn, việc tập hợp, đánh giá và phê duyệt những nhu cầu mua sắm từ các chi nhánh làm tốn kém không ít thời gian và chi phí, không kiểm soát được tình trạng tiêu cực xảy ra: nhà thầu “đi cửa sau”, một số cá nhân trục lợi,…
Với việc quản lý mua sắm bằng các công cụ thủ công, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải nhiều rủi ro như: chi phí xử lý cao, tài liệu không được cập nhật, bị mất hoặc thất lạc, chu kỳ phê duyệt chậm chạp và chi phí không được kiểm soát hiệu quả. Ngoài ra, các mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị ảnh hưởng do thanh toán trễ, quản lý nhà cung cấp kém, giải quyết tranh chấp không hiệu quả và còn nhiều vấn đề khác phát sinh từ việc quản lý không hiệu quả. Hầu hết các công ty Việt Nam đều bị cuốn theo lối mòn chạy đua doanh số mà bỏ quên những thất thoát “ngầm” đã và đang gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đến từ sự thiếu sót khi chưa được đầu tư đúng mức quá trình quản lý mua hàng tập trung.
Quản lý mua hàng – Giải pháp hàng đầu tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Quản lý mua hàng tập trung là cách tổ chức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu thông qua đơn vị mua hàng tập trung nhằm giảm chi phí, thời gian, đầu mối tổ chức đấu thầu, tăng cường tính chuyên nghiệp trong đấu thầu, góp phần tăng hiệu quả kinh tế. Mua hàng tập trung được áp dụng đối với những đơn vị/tổ chức có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn, thực hiện việc tổng hợp nhu cầu, lựa chọn và ký hợp đồng với nhà thầu.
Đây là mô hình mua sắm phù hợp với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, sở hữu nhiều chi nhánh và công ty nhỏ lẻ có phân bố địa lý rộng. Theo đó, quá trình mua sắm tập trung sẽ do bộ phận chuyên trách của “công ty mẹ” phụ trách, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kiểm soát tốt chất lượng tài sản và đảm bảo tính minh bạch cao. Lợi ích của quản lý mua sắm tập trung là:
- Kiểm soát tốt quá trình quản lý mua hàng bằng cách tập trung và đồng nhất danh sách những sản phẩm cần mua sao cho hợp lý và tối ưu chi phí.
- Đảm bảo công khai, minh bạch và ngăn chặn tối đa thực trạng trục lợi cá nhân.
- Đấu thầu mua hàng số lượng lớn giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp chất lượng với chi phí tiết kiệm nhất.
- Giải quyết được bài toán thất thoát chi phí thông qua việc số hóa quá trình quản lý mua hàng tập trung.
- Đồng bộ các sản phẩm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra được đánh giá khách quan nhất về chất lượng sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Làm tăng tính cạnh tranh của các gói thầu, từ đó gián tiếp thúc đẩy chất lượng sản phẩm các nhà thầu cung cấp được nâng lên.
- Rút ngắn thời gian lãng phí do chờ đợi trong quá trình cung cấp thông tin, tổng hợp thông tin đơn hàng và theo dõi thanh toán.
- Đánh giá được kết quả từng đợt giao hàng của khách hàng và có phản hồi kịp thời, qua đó, nhà cung cấp kịp thời nâng cao chất lượng dịch vụ.
Mục đích kinh doanh cuối cùng của hầu hết các doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng nguồn tài nguyên sẵn có để tạo ra lợi nhuận. Để đạt được kết quả này, nhà quản trị cần phải đảm bảo hiệu quả ngay từ lúc mua sắm tài nguyên. Tinh chỉnh chính xác quy trình mua hàng và phối hợp với các chiến lược kinh doanh hiện có sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn, từ đó tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tự động hóa quản lý mua hàng là sự phát triển tất yếu
Tối ưu hóa quản lý mua hàng sẽ thể hiện qua việc tiết kiệm được chi phí, thời gian cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, tối ưu hóa mua hàng giúp nhà quản trị tận dụng được lợi thế đấu thầu để tiết kiệm ngân sách cũng như có được đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp chất lượng nhất. Quản lý quy trình mua hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa được giá trị đồng tiền. Để làm được điều đó, nhà quản trị cần có một công cụ mua sắm phù hợp và chuẩn xác hơn để cải thiện quy trình mua hàng hiện tại trong doanh nghiệp.
Có thể thấy, việc tự động hóa quá trình mua sắm sẽ giúp loại bỏ việc “tắc nghẽn” thông tin, tăng sức mua, tiết kiệm thời gian xử lý, cải thiện quản lý hàng tồn kho và giảm các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch. Theo nghiên cứu của công ty Aberdeen, lợi ích của việc số hóa quản lý mua sắm trong doanh nghiệp được minh chứng qua những con số:
- Giảm 64% các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch nhờ kiểm soát tốt vòng đời tài sản.
- Tiết kiệm 7,3% chi phí mua hàng thông qua việc đấu thầu và quản lý nhà cung cấp.
- Giảm 66% chu kỳ yêu cầu đặt hàng nhờ hệ thống phân tích và nhắc nhở thời gian mua sắm thích hợp nhất.
- Giảm 58% chi phí đặt hàng và hạn chế “trục lợi” với phần mềm quản lý mua hàng minh bạch và chuẩn xác.
- Tổng ngân sách chi tiêu được tăng lên 20% nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý mua hàng.
Đây là lúc doanh nghiệp cần đến một phần mềm quản lý mua sắm chuẩn xác và hiệu quả để kiểm soát chi tiêu hiệu quả cũng như cải thiện tỷ suất lợi nhuận!
Lợi ích từ giải pháp Quản lý mua hàng của APE Techs
Với kinh nghiệm triển khai giải pháp Mua hàng cho nhiều doanh nghiệp lớn, APE Techs giúp các nhà quản trị trả lời nhanh chóng nhiều câu hỏi quan trọng:
- Doanh nghiệp đang mua hàng từ những nhà cung cấp nào nhiều nhất theo từng nhóm mặt hàng trong năm qua? Cơ sở nào để đàm phán lại về giá cả?
- Với nhu cầu dự báo bán hàng/dự án, làm sao để nhà quản trị dễ dàng lập kế hoạch mua sắm cũng như quản lý nhà cung cấp?
- Đánh giá và so sánh nhà cung cấp hiện hành và mới và cơ sở để góp ý, yêu cầu cải thiện cho nhà cung cấp?
- Giải quyết bài toán khó: Nên mua gì và mua bao nhiêu?
- Xác định chính xác thời điểm mua sắm thích hợp nhất?
- Đánh giá rủi ro nhà cung cấp?
- Làm sao cung cấp thông tin nhà cung cấp cho nhân sự cần trong “một nốt nhạc”?
- Làm sao truy vết nhanh chóng lịch sử đặt hàng từng nhà cung cấp?
- Cơ sở dữ liệu hàng hóa và thông tin của NCC có chính xác, tin cậy?
- Làm sao bảo mật được hợp đồng nhưng vẫn đảm bảo các thành viên có liên quan nhận được thông tin phù hợp để theo dõi, thực hiện?
Được tích hợp dễ dàng vào hệ thống Hoạch định tổng thể doanh nghiệp (ERP), Giải pháp Quản lý mua hàng của APE Techs là “cánh tay nối dài” hỗ trợ đắc lực cho phòng Mua hàng và phòng Tài chính trong công tác Quản trị nhà cung cấp, Quản trị chi phí và dòng tiền một cách chính xác – hiệu quả – tiết kiệm nhất!
Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn giải pháp!