Để có được hệ thống PMS mạnh mẽ, số hóa quá trình mua sắm và nâng cao năng suất công tác mua hàng trong doanh nghiệp, dưới đây là 10 tính năng hàng đầu của một hệ thống PMS chuyên nghiệp:
Quản lý Yêu cầu và Luồng phê duyệt điện tử
Cho phép nhân viên từ mọi phòng ban tạo yêu cầu mua sắm (Purchase Requisition) trên một biểu mẫu chuẩn hóa. Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đó đến đúng cấp quản lý để phê duyệt dựa trên các quy tắc được thiết lập sẵn (ví dụ: duyệt theo hạn mức chi tiêu, theo phòng ban, theo loại hàng hóa).
Tính năng này giúp loại bỏ hoàn toàn giấy tờ, email thủ công, đảm bảo 100% các yêu cầu mua sắm đều được phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi tiến hành, ngăn chặn chi tiêu tự phát (maverick spending) và chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu.
Quản lý Nhà cung cấp Tập trung
Một cơ sở dữ liệu duy nhất, tập trung toàn bộ thông tin về nhà cung cấp: từ thông tin liên hệ, mã số thuế, hợp đồng, lịch sử giao dịch đến các tài liệu đánh giá năng lực (hồ sơ pháp lý, chứng chỉ chất lượng).
Tính năng này giúp cung cấp cái nhìn 360 độ về nhà cung cấp, dễ dàng tìm kiếm, đánh giá hiệu suất (performance tracking) và lựa chọn đối tác tốt nhất, đồng thời giảm rủi ro khi làm việc với các nhà cung cấp không uy tín.
Quản lý Tìm nguồn cung và Đấu thầu Điện tử
Công cụ cho phép bộ phận mua hàng dễ dàng tạo các sự kiện mời thầu (RFQ, RFP), gửi đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, và nhận báo giá của họ trên cùng một hệ thống. Hệ thống có thể tự động so sánh các báo giá theo nhiều tiêu chí.
Đây là tính năng tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất, tạo ra môi trường cạnh tranh minh bạch, công bằng, giúp doanh nghiệp luôn nhận được mức giá tốt nhất từ thị trường.
Tự động hóa Quản lý Đơn mua hàng
Sau khi yêu cầu được duyệt và nhà cung cấp được chọn, hệ thống tự động tạo và gửi Đơn mua hàng (Purchase Order – PO) cho nhà cung cấp.
Tính năng này giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tốc độ đặt hàng, và tạo ra một cam kết mua bán chính thức, có thể theo dõi và đối chiếu được.
Phân tích Chi tiêu và Báo cáo Thông minh
Khả năng tổng hợp toàn bộ dữ liệu mua sắm và hiển thị dưới dạng các biểu đồ (dashboards), báo cáo trực quan. Ví dụ: chi tiêu theo ngành hàng, chi tiêu theo phòng ban, chi tiêu cho từng nhà cung cấp.
Tính năng này giúp lãnh đạo và trưởng bộ phận mua hàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, nhận ra các cơ hội tiết kiệm chi phí, đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp và xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả.
Quản lý Hợp đồng điện tử
Một kho lưu trữ tập trung cho tất cả các hợp đồng. Tính năng này giúp theo dõi các mốc thời gian quan trọng (ngày hết hạn, ngày gia hạn), các điều khoản và nghĩa vụ trong hợp đồng.
Tính năng này giúp giảm rủi ro pháp lý, tránh bỏ lỡ các kỳ hạn gia hạn quan trọng, và đảm bảo các điều khoản giá đã đàm phán trong hợp đồng được áp dụng trên thực tế.
Khả năng Tích hợp Hệ thống
Là khả năng PMS “nói chuyện” và trao đổi dữ liệu một cách tự động với các phần mềm lõi khác của doanh nghiệp như ERP (SAP, Oracle…) và phần mềm kế toán (MISA, FAST…).
Tính năng này giúp đồng bộ dữ liệu (nhà cung cấp, đơn hàng, công nợ) giữa các bộ phận (Mua hàng – Kế toán – Kho), loại bỏ việc nhập liệu hai lần, đảm bảo dữ liệu nhất quán và tăng hiệu quả vận hành tổng thể.
Quản lý Danh mục Sản phẩm
Cho phép bộ phận mua hàng tạo ra các danh mục (catalogs) các sản phẩm/dịch vụ đã được phê duyệt trước với mức giá đã đàm phán. Nhân viên chỉ cần vào catalog, chọn món hàng mình cần giống như mua sắm trên trang thương mại điện tử.
Tính năng này giúp nhân viên mua hàng dễ dàng, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tuân thủ, hướng người dùng mua các mặt hàng từ nhà cung cấp ưu tiên với mức giá tốt nhất, giảm mạnh chi tiêu tự phát.
Quản lý Nhận hàng và Đối soát 3 chiều
Đây là chức năng ghi nhận việc đã nhận hàng/dịch vụ (Goods Receipt Note – GRN) và tự động đối soát thông tin giữa 3 chứng từ: Đơn mua hàng (PO), Biên bản nhận hàng (GRN) và Hóa đơn nhà cung cấp (Invoice).
Tính năng này giúp đảm bảo doanh nghiệp chỉ thanh toán cho những gì mình thực sự đặt và đã nhận đủ, đúng chất lượng. Đây là chốt chặn cuối cùng để ngăn chặn thất thoát và gian lận trong thanh toán.
Kiểm soát Tuân thủ và Dấu vết Kiểm toán
Hệ thống PMS phải ghi lại toàn bộ lịch sử của một giao dịch: ai yêu cầu, ai duyệt, duyệt vào lúc nào, ai sửa đổi… tạo ra một “dấu vết kiểm toán” (audit trail) không thể thay đổi.
Tính năng này giúp đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối, phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, đồng thời là bằng chứng cho việc tuân thủ mọi quy trình, quy định của công ty và pháp luật.
Quý doanh nghiệp đang cần tư vấn về giải pháp Online Bidding và các giải pháp Procurement khác hãy xin liên hệ với APETECHS để được hỗ trợ!
Website: https://apetechs.com/
Hotline: 0939795266
Email: [email protected]
APE Techs – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.
