Làm thế nào để các nhà quản lý hợp đồng có thể cân bằng việc soạn thảo hợp đồng, quản lý hợp đồng và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh? Chìa khóa để kiểm soát và đo lường hệ thống quản lý hợp đồng chính là xác định KPIs quản lý hợp đồng rõ ràng.
KPIs luôn là công cụ hiệu quả để giám sát tiến độ thực hiện quy trình Hợp đồng. Các mốc thời gian, số liệu chỉ tiêu về công việc và các điểm dữ liệu trong Hợp đồng đều có thể được sử dụng để tạo các KPIs và thiết lập benchmark, giúp Hợp đồng tuân theo đúng vòng đời của nó.
Thời gian vòng đời của hợp đồng
Thời gian cần để hoàn thành một chu kỳ hợp đồng có thể biến đổi tùy thuộc vào ngành nghề, loại hợp đồng và tình huống cụ thể. Tuy nhiên, tổ chức cần xác định thời gian chu kỳ mà họ sẵn lòng chấp nhận từ khi bắt đầu hợp đồng cho đến khi có đầy đủ chữ ký từ các bên liên quan.
Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng tổng hợp, các quản lý hợp đồng có thể xác định số ngày cần thiết để hoàn thành chu kỳ hợp đồng, từ đó theo dõi tiến độ và thực hiện các biện pháp cần thiết để tối ưu hóa quy trình hoặc loại bỏ các yếu tố gây trễ.
Do sự chậm trễ trong quá trình phê duyệt có thể xuất phát từ cả hai bên tham gia, việc phân biệt và giảm thiểu thời gian chậm trễ và sửa đổi nội bộ là điều quan trọng để đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách.
KPI này giúp người quản lý hợp đồng xác định bộ phận nào đang sử dụng thời gian không hiệu quả trong quá trình xem xét và chỉnh sửa hợp đồng. Đặc biệt, giám đốc bán hàng quan tâm đặc biệt đến bất kỳ sự trễ trong quá trình này vì nó có tác động trực tiếp đến hiệu suất kinh doanh tổng thể của công ty.
Số lượng hợp đồng theo từng khách hàng
Theo dõi số lượng này giúp tổ chức đánh giá hiệu suất hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách phân tích chi tiết từng loại hợp đồng, tổ chức có thể hiểu rõ hơn về sự phát triển kinh doanh và các yếu tố tạo ra giá trị, hỗ trợ trong việc lập kế hoạch kinh doanh tổng thể.
Phân tích dữ liệu lịch sử sẽ giúp dự báo xu hướng và ngữ cảnh cho tương lai bằng cách đo lường và theo dõi kết quả sau khi thực hiện, đảm bảo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu hiện tại, xác định rõ những điểm cần cải thiện và lập kế hoạch tăng trưởng hiệu quả.
Giá trị hợp đồng hàng năm (ACV)
ACV là một chỉ số quan trọng để đánh giá giá trị tổng cộng của các hợp đồng định kỳ. Đây là một công cụ hữu ích khi cần so sánh tỷ lệ gia hạn hợp đồng, doanh thu từ hợp đồng mới ký và doanh thu mất mát từ việc không gia hạn hợp đồng.
Giá trị còn lại sau khi hết hợp đồng (TRV)
TRV, đặc biệt quan trọng trong hợp đồng dịch vụ, giúp bảo vệ doanh thu bằng cách nhấn mạnh các khoản thanh toán chưa thực hiện, số tiền chưa thu và số dư tín dụng. KPI này cũng là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất hợp đồng, đo lường tỷ lệ hợp đồng kết thúc so với hợp đồng hiện tại.
Phương sai giá trị đơn hàng từ giá trị hợp đồng gốc (OVV)
OVV có thể chỉ ra các yếu tố cần cải thiện, như cải thiện giao tiếp với khách hàng và đánh giá mục tiêu hợp đồng. KPI này bao gồm các biến đổi do lỗi, phạm vi và điều khoản hiện tại được phát hiện. Mức OVV dưới 5% được coi là chấp nhận được, trong khi mức trên 10% được xem là nghiêm trọng.
Phát hiện gian lận từ nhà cung cấp
KPI này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức, phát hiện các chi phí không cần thiết và đánh giá hiệu quả của quản lý rủi ro. Theo một khảo sát của Hiệp hội các Chuyên gia Phát hiện Lừa đảo được tiến hành vào năm 2010, gian lận thường không bị phát hiện trong vòng 18-24 tháng, trong đó 24% các trường hợp gian lận liên quan đến hoạt động thanh toán.
Chất lượng / Xử lý khiếu nại
Chất lượng là một KPI phổ biến trong hợp đồng liên quan đến sản xuất, thường đo lường bằng số lượng khiếu nại và xu hướng thời gian giải quyết để theo dõi sự cải thiện hoặc khuyết điểm. Đối với các hợp đồng dịch vụ, để có thể sử dụng tỷ lệ khiếu nại được giải quyết và thời gian giải quyết một cách toàn diện.
Ủy quyền và phê duyệt chữ ký không phù hợp
Trong quá trình phê duyệt hợp đồng, việc theo dõi ủy quyền và chữ ký là rất quan trọng để phát hiện bất thường hoặc vi phạm về an toàn liên quan đến quyền hạn và phê duyệt. Ủy quyền là yếu tố cần thiết để duy trì sự tuân thủ, và việc có bản ghi chứng thực, chữ ký số hoặc chữ ký thường là điều cần thiết để đảm bảo phê duyệt chính xác và tuân thủ quy trình.
Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm kiếm cho mình một Giải pháp nhanh chóng trong việc nắm bắt, đánh giá hợp đồng và ra quyết định chiến lược kịp thời hãy liên hệ ngay đến với APETECHS để nhận tư vấn giải pháp phù hợp với mình nhé.
Website: https://apetechs.com/
Hotline: 0939 79 52 66
Email: [email protected]
APETECHS – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam
