Mục tiêu chính của việc mua hàng là đảm bảo doanh nghiệp mua được sản phẩm và dịch vụ ở mức giá hợp lý nhất có thể, và điều này có thể được đo lường thông qua việc tiết kiệm chi phí. Nhưng việc làm thế nào để đo lường được các khoản tiết kiệm trong quá trình mua hàng vẫn còn khá gây tranh cãi. Nhận biết sự khác biệt về góc nhìn giữa hai phòng ban trực tiếp nhất là Tài chính và Mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp hướng tới mục tiêu tiết kiệm một cách đồng bộ hơn!
CẦN THỐNG NHẤT CÁCH HIỂU VỀ TIẾT KIỆM
Để hoạt động mua hàng nhận được sự tin tưởng và chứng minh được giá trị, Bộ Phận mua hàng cần tạo dựng được niềm tin đối với Bộ phận Tài chính trong doanh nghiệp. Để thành công trong việc này, cả hai Bộ phận cần thống nhất cách hiểu về định nghĩa tiết kiệm trong doanh nghiệp, cũng như các phương pháp được sử dụng để tính toán mức tiết kiệm.
Tiết kiệm có thể được hiểu theo nhiều cách, tuy nhiên, một Bộ Phận trong doanh nghiệp thường khó có thể hiểu về tiết kiệm từ góc nhìn của Bộ phận khác. Hãy bắt đầu bằng việc xác định xem vướng mắc về góc nhìn giữa Bộ phận Mua hàng và Bộ phận Tài chính như thế nào.
GÓC NHÌN CỦA BỘ PHẬN MUA HÀNG VỀ TIẾT KIỆM
Quy trình mua hàng thường coi các khoản tiết kiệm chi phí là mức giảm giữa chi phí đã trả trong các giao dịch trước đó và chi phí của giao dịch vừa được thương lượng thành công, hay có thể gọi là “Tiết kiệm mua hàng”. Trong trường hợp không có tham chiếu chi phí trước đó, khoản tiết kiệm có thể được tính dựa trên mức giá được đề nghị ban đầu (trước khi thương lượng), hoặc theo giá thị trường.
Bộ phận Mua hàng muốn ghi nhận khoản tiết kiệm tại thời điểm đàm phán hoặc khi hợp đồng đã được ký xác nhận. Nhưng những khoản tiết kiệm này lại không lập tức chuyển thành tiết kiệm tiền thực tế – nó chỉ cho chúng ta biết tiềm năng tiết kiệm là bao nhiêu, còn khoản tiết kiệm thực tế sẽ được ghi nhận sau.
Các khoản chi phí được tiết kiệm có thể sẽ phụ thuộc vào sự thay đổi về mức độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và tính tuân thủ hợp đồng của các bên liên quan. Ngoài ra, có một số yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp cũng sẽ tác động đến chi phí, đó là: biến động giá nguyên liệu thô, biến động tỷ giá và chi phí lao động.
GÓC NHÌN CỦA BỘ PHẬN TÀI CHÍNH VỀ TIẾT KIỆM
Tài chính nhìn nhận việc tiết kiệm từ một góc độ khác. Đối với Bộ phận Tài chính, tiết kiệm nghĩa là phải ngay lập tức có sự ảnh hưởng đến ngân sách và có thể được đo lường trên bảng cân đối kế toán của công ty.
Những khoản tiết kiệm này thường được gọi là “Tiết kiệm tài chính”. Các chuyên gia tài chính kỳ vọng rằng các khoản tiền tiết kiệm được Bộ Mua hàng báo cáo sẽ ngay lập tức được thể hiện qua việc các khoản chi phí được ghi nhận là đã cắt giảm.
Thật không may, điều này lại không xảy ra, vì có thể mất một khoảng thời gian để số tiền tiết kiệm được hiện thực hóa và có thể có những trục trặc bên ngoài trong quá trình thực hiện.
Phương thức mà Bộ phận tài chính dùng để đo lường mức tiết kiệm là so sánh chi tiêu với ngân sách, tức là chúng ta đã chi bao nhiêu so với số tiền chúng ta dự định chi trong một khoảng thời gian nhất định.
Vì thế, thường xuất hiện sự khác biệt giữa những khoản tiết kiệm mà Bộ Phận Mua Hàng cho rằng họ đã thực hiện được so với góc nhìn của Bộ phận Tài chính khi kiểm tra trên báo cáo P&L..
Những lý do chính dẫn đến sự khác biệt về góc nhìn giữa Bộ Phận Mua Hàng và Bộ phận Tài chính bao gồm:
- Thiếu tiếng nói chung khi nói về định nghĩa tiết kiệm trong doanh nghiệp.
- Bộ phận Tài chính chỉ đo lường những khoản tiết kiệm trên hệ thống chứ không cân nhắc tất cả các bước trong mô hình vòng đời tiết kiệm.
- Chỉ tập trung vào các dự án tiết kiệm nằm trong kế hoạch mà bỏ qua các yếu tố bên ngoài.
Chúng ta có thể phần nào tránh được những sự không thống nhất này thông qua việc trao đổi tích cực, điều chỉnh lại mức độ kỳ vọng và nâng cao sự minh bạch giữa Bộ phận Mua hàng và Bộ phận Tài chính.
Liên hệ APE TECH ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp mua hàng và những giải pháp công nghệ khác!
Website: https://apetechs.com/
Hotline: 0906 476 544
Email: [email protected]
APE Techs – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.