Quy trình mua hàng truyền thống
Quy trình mua hàng truyền thống thường phụ thuộc vào các công việc thủ công, dẫn đến nhiều hạn chế trong hiệu quả và độ chính xác. Một số đặc điểm chính bao gồm:
- Nhập liệu thủ công: Nhân viên phải ghi chép thông tin vào sổ sách hoặc bảng tính, dễ dẫn đến sai sót như nhập sai số lượng hoặc giá cả.
- Phê duyệt trên giấy tờ: Các yêu cầu mua sắm phải được chuyển qua nhiều cấp bằng văn bản, làm chậm tiến độ và dễ bị thất lạc.
- Thiếu khả năng theo dõi thời gian thực: Việc kiểm tra trạng thái đơn hàng thường dựa vào email, điện thoại hoặc báo cáo thủ công, gây khó khăn trong việc nắm bắt tình hình.
- So sánh nhà cung cấp phức tạp: Để chọn nhà cung cấp tốt nhất, doanh nghiệp phải tự tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, mất nhiều thời gian và công sức.
Nhìn chung, quy trình này giống như việc đi trong đêm tối mà không có bản đồ – chậm chạp, dễ nhầm lẫn và đầy rủi ro. Sai sót xảy ra thường xuyên, từ giao hàng trễ đến liên lạc kém với nhà cung cấp, khiến doanh nghiệp tốn kém cả thời gian lẫn chi phí.
Quy trình mua hàng khi áp dụng PMS
Khi áp dụng Hệ thống Quản lý Mua sắm (PMS), quy trình được tự động hóa và tối ưu hóa đáng kể nhờ công nghệ. Các đặc điểm nổi bật bao gồm:
- Luồng công việc tự động: Từ việc lập yêu cầu mua sắm đến thanh toán, mọi bước đều được thực hiện trên phần mềm, giảm thiểu công việc thủ công.
- Phê duyệt điện tử: Quy trình phê duyệt được thực hiện trực tuyến, nhanh chóng và có thể theo dõi dễ dàng.
- Theo dõi và báo cáo thời gian thực: PMS cung cấp khả năng quan sát toàn bộ quy trình mua sắm ngay lập tức, giúp quản lý biết chính xác đơn hàng đang ở giai đoạn nào.
- So sánh nhà cung cấp dễ dàng: Hệ thống tích hợp dữ liệu từ nhiều nhà cung cấp, cho phép so sánh giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Với PMS, quy trình mua hàng trở nên giống như sử dụng GPS: rõ ràng, nhanh chóng và hiệu quả. Sai sót giảm đáng kể, không còn tình trạng mất giấy tờ hay chậm trễ không rõ nguyên nhân.
Những thay đổi và lợi ích chính khi áp dụng PMS của APETECHS
Sự chuyển đổi từ phương pháp truyền thống sang PMS mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa giúp rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống vài giờ.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm lỗi, tối ưu hóa lựa chọn nhà cung cấp và cải thiện hiệu quả giúp cắt giảm chi phí không cần thiết.
- Tăng độ chính xác: Dữ liệu được quản lý tập trung và tự động, hạn chế sai sót do con người.
- Cải thiện tính minh bạch: Mọi giao dịch và quyết định đều được ghi lại, dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
- Quan hệ nhà cung cấp tốt hơn: PMS giúp giao tiếp hiệu quả hơn, đảm bảo các thỏa thuận được thực hiện đúng cam kết.
Quý doanh nghiệp đang cần tư vấn về giải pháp PMS hoặc các giải pháp Procurement khác xin liên hệ với APETECHS để được hỗ trợ!
Website: https://apetechs.com
Hotline: 0939795266
Email: [email protected]
APETECHS – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.
