Quy trình mua hàng từ lâu đã được biết đến là một trong những hoạt động quan trọng của các doanh nghiệp, từ sản xuất đến thương mại. Rủi ro trong quy trình này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, từ việc mất khách hàng đến thất thoát tài chính. Doanh nghiệp cần phải nhìn nhận, đánh giá về những lỗ hỏng, rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh để có những phương án dự phòng nhằm đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra một cách hiệu quả và tối ưu.
Những lỗ hổng trong quy trình mua hàng
Để nói đến những lỗ hổng trong quy trình mua hàng phải kể đến một số những rủi ro sau đây:
Lỗ hổng liên quan đến nhà cung cấp
Rủi ro liên quan đến nhà cung cấp có chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ giảm sút có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Khi nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng, chẳng hạn như giao hàng không đạt yêu cầu hoặc trễ hẹn, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hệ lụy không nhỏ.
Nhiều công ty trong tình huống này thường phải gấp rút tìm kiếm nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp khác, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí cho việc giao hàng khẩn cấp.
Rủi ro này không chỉ làm tăng chi phí mà còn có thể khiến doanh nghiệp không kịp thời đáp ứng nhu cầu giao hàng, từ đó làm tổn hại đến uy tín và thậm chí có thể mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.
Các nguyên nhân chính dẫn đến sự suy giảm chất lượng từ nhà cung cấp có thể kể đến như:
- Sử dụng nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hoặc không rõ nguồn gốc.
- Thay đổi thường xuyên trong quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm.
- Áp lực phải giao hàng với số lượng lớn trong thời gian ngắn.
Lỗ hổng trong việc quản lý mặt hàng
Rủi ro trong quy trình đề nghị mua hàng và dịch vụ có thể xuất phát từ nhiều lỗ hổng cần được kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp:
- Thiếu thông tin về hàng tồn kho: Người yêu cầu mua hàng có thể không nắm rõ tình trạng hàng tồn kho, dẫn đến việc “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ lưỡng.
- Mua hàng không cần thiết: Dù hàng còn tồn kho, vẫn có thể xảy ra tình trạng mua hàng vì lý do chính trị hoặc lợi ích cá nhân không chính đáng.
- Lạm dụng quỹ công ty: Có thể xảy ra việc sử dụng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho nhu cầu cá nhân.
- Đề nghị mua hàng không phù hợp: Đề nghị mua hàng có thể không đúng loại cần thiết, gây lãng phí khi không sử dụng.
Để giảm thiểu những rủi ro này, trong quy trình mua hàng, doanh nghiệp sẽ cần xác định rõ người phụ trách có nhiệm vụ xem xét các vấn đề liên quan đến việc mua hàng, bao gồm: xác định xem mặt hàng có cần thiết hay không, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, và đánh giá tính hợp lý của các mặt hàng….
Lỗ hổng trong quy trình kiểm nhận hàng
Lỗ hổng trong quy trình kiểm tra và nhận hàng thường xảy ra khi hàng hóa được giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho. Để giảm thiểu tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Kiểm soát quy trình nhận hàng: Việc kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện bởi bộ phận chuyên môn kiểm hàng (QC) hoặc đơn vị có chuyên môn về loại hàng hóa đó, chẳng hạn như bộ phận IT đối với thiết bị máy tính.
- Không giao phó hoàn toàn cho thủ kho: Không nên chỉ giao trách nhiệm kiểm tra hàng hóa cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua, vì điều này có thể dẫn đến thiếu sót trong việc phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu.
Để có thể đảm bảo được tính khách quan trong quy trình kiểm nhận hàng, doanh nghiệp cần có bộ phận chịu trách nhiệm cần phải đảm bảo tính khách quan trong quá trình kiểm tra, đồng thời lập biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa để có bằng chứng rõ ràng về tình trạng hàng hóa khi nhận.
Lỗ hổng trong quy trình mua hàng
Mua hàng sai quy cách là một vấn đề phổ biến, đặc biệt đối với các mặt hàng kỹ thuật. Khi không cung cấp đầy đủ thông số kỹ thuật, hàng hóa có thể không đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc phải mua lại, gây lãng phí và thậm chí có thể làm gián đoạn sản xuất. Để hạn chế những sai sót này, quy trình yêu cầu mua hàng cần được kiểm soát và phê duyệt một cách hệ thống.
Rủi ro trong việc thanh toán
Trong quy trình thanh toán, có một số rủi ro thường gặp như:
- Hồ sơ thanh toán không đầy đủ các chứng từ theo quy định.
- Đơn hàng chưa được phê duyệt hoặc có vấn đề về chất lượng, số lượng hàng hóa, nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.
Để đảm bảo việc thanh toán diễn ra chính xác, kế toán doanh nghiệp cần kiểm tra các yếu tố sau:
- Hàng hóa đã được nhập kho (có phiếu nhập kho).
- Hàng hóa đúng chất lượng và mẫu mã (có biên bản kiểm tra chất lượng).
- Hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng (có biên bản nghiệm thu).
- Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền.
- Hóa đơn của nhà cung cấp phải được phát hành đúng và hợp lệ.
- Đề nghị hoặc tờ trình thanh toán đã được phê duyệt.
Thấu hiểu được những rủi ro trong quy trình mua hàng của các doanh nghiệp, PMS APETECHS đã ra đời, nhằm giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ giải quyết những khó khăn đang mắc phải.
Nếu bạn là doanh nghiệp đang trong thời kỳ chuyển đổi số, muốn tìm cho mình một giải pháp quản lý mua hàng hiệu quả, hãy liên hệ ngay đến với APETECHS để được tư vấn về giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
Website: https://apetechs.com/
Hotline: 0939795266
Email: [email protected]
APE Techs – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.
