VƯỢT QUA THÁCH THỨC MUA HÀNG BẰNG APETECHS PMS

Hệ thống quản lý mua sắm (PMS) của APETECHS là một giải pháp công nghệ hiện đại, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình mua hàng. Dưới đây là cách PMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết từng thách thức cụ thể:

1. Tự Động Hóa Quản Lý, Giảm Thiểu Rủi Ro Từ Quy Trình Thủ Công

Nhiều SMEs vẫn dựa vào các phương pháp quản lý “bằng miệng” hoặc giấy tờ, như trao đổi qua email, Zalo, hay ghi chép tay. Điều này dẫn đến:

• Thất lạc thông tin: Dữ liệu dễ bị mất mát do không có hệ thống lưu trữ thống nhất.
• Khó truy xuất: Khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu, việc tìm lại thông tin trở nên mất thời gian và không khả thi.

PMS tự động hóa toàn bộ quy trình mua hàng, từ tạo yêu cầu, gửi báo giá, đặt hàng, đến theo dõi đơn hàng. Cụ thể:

• Lưu trữ tập trung: Mọi thông tin được lưu trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng truy xuất bất cứ lúc nào.
• Quy trình liền mạch: Thay vì nhắn tin hay gửi email, nhân viên có thể tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp trên PMS. Hệ thống tự động gửi thông báo đến các bên liên quan, đảm bảo không bỏ sót thông tin.

2. Cung Cấp Cơ Sở Dữ Liệu Tập Trung Để Ra Quyết Định Tối Ưu

Thông tin về nhà cung cấp, giá cả, và hợp đồng thường bị phân mảnh, lưu trữ rải rác trên máy tính cá nhân hoặc sổ sách:

• Quản lý lộn xộn: Mất thời gian tìm kiếm dữ liệu cần thiết.
• Quyết định kém hiệu quả: Thiếu thông tin đầy đủ khiến doanh nghiệp khó chọn được nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lý.

PMS tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung, nơi lưu trữ tất cả thông tin quan trọng liên quan đến mua hàng:

• Tra cứu nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng xem lịch sử giao dịch, đánh giá nhà cung cấp, và so sánh giá cả.
• Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu đầy đủ và rõ ràng giúp doanh nghiệp đưa ra các lựa chọn mua hàng tối ưu, tiết kiệm chi phí.

3. Tăng Cường Minh Bạch, Ngăn Ngừa Gian Lận Nội Bộ

Quy trình mua hàng lỏng lẻo, không có kiểm soát chặt chẽ, tạo cơ hội cho các hành vi gian lận:

• Nâng giá bất hợp lý: Nhân viên có thể thông đồng với nhà cung cấp để tăng giá.
• Ưu ái cá nhân: Lựa chọn nhà cung cấp không dựa trên chất lượng mà dựa trên mối quan hệ.

PMS thiết lập các quy trình phê duyệt minh bạch và có tính kiểm soát cao:

• Phê duyệt đa cấp: Mỗi yêu cầu mua hàng phải qua nhiều bước kiểm tra, từ quản lý bộ phận đến lãnh đạo cấp cao, tùy theo quy mô giao dịch.
• Ghi nhận không thể chỉnh sửa: Mọi hành động trong quy trình đều được lưu trữ và theo dõi, ngăn chặn việc thay đổi dữ liệu để che giấu gian lận.

Hệ thống quản lý mua sắm (PMS) không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức trong quy trình mua hàng thủ công mà còn là chìa khóa để nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh. Bằng cách tự động hóa quy trình, cung cấp dữ liệu tập trung, và tăng cường kiểm soát, PMS mang lại giải pháp toàn diện cho các SMEs. Hãy cân nhắc áp dụng PMS ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới!