Hệ thống Quản lý Mua sắm (PMS) của APETECHS là giải pháp công nghệ giúp SMEs tự động hóa, đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm. Vậy SMEs có thể sử dụng PMS như thế nào để đạt được tối đa lợi ích?
1. Tự Động Hóa Quy Trình Mua Hàng
SMEs thường phụ thuộc vào các quy trình thủ công như lập đơn đặt hàng trên giấy hoặc bảng tính Excel, mất hàng giờ để xử lý. PMS cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình, từ tạo yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đến theo dõi giao hàng. Chẳng hạn, thay vì cần 8 chữ ký từ các phòng ban và mất một tuần để nhận hàng, PMS tích hợp phê duyệt điện tử, giúp hoàn tất quy trình chỉ trong vài giờ. Điều này giúp SMEs tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
2. Quản Lý Nhà Cung Cấp Hiệu Quả
SMEs thường làm việc với nhiều nhà cung cấp nhưng thiếu công cụ để theo dõi hiệu suất hoặc so sánh báo giá. PMS tích hợp dữ liệu nhà cung cấp, lịch sử giao dịch và đánh giá hiệu quả vào một nền tảng duy nhất. Ví dụ, hệ thống có thể tự động phân tích báo giá từ các nhà cung cấp để chọn ra lựa chọn tốt nhất về giá cả và thời gian giao hàng. Điều này giúp SMEs đưa ra quyết định nhanh chóng, tối ưu chi phí và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
3. Tăng Tính Minh Bạch Và Kiểm Soát
Với nguồn lực hạn chế, SMEs cần đảm bảo mọi giao dịch mua sắm đều minh bạch và không có sai sót. PMS ghi lại toàn bộ quy trình, từ yêu cầu đến thanh toán, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro thất thoát mà còn hỗ trợ việc tuân thủ các quy định tài chính. Ngoài ra, báo cáo thời gian thực từ PMS giúp SMEs theo dõi chi tiêu và dự báo nhu cầu mua sắm chính xác hơn.
4. Tiết Kiệm Chi Phí Và Nguồn Lực
PMS giúp SMEs cắt giảm chi phí phát sinh từ sai sót thủ công, như nhập sai số lượng hàng hay chọn nhà cung cấp không tối ưu. Hơn nữa, việc tự động hóa giảm nhu cầu thuê thêm nhân sự cho các công việc lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành. Một hệ thống PMS thân thiện, dễ tích hợp với phần mềm hiện có như kế toán hoặc CRM, là lựa chọn lý tưởng cho SMEs với ngân sách hạn chế.
5. Làm Thế Nào Để SMEs Triển Khai PMS Hiệu Quả?
- Chọn PMS phù hợp: SMEs nên chọn hệ thống có giao diện đơn giản, chi phí hợp lý và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Đào tạo nhân viên: Dành thời gian hướng dẫn đội ngũ sử dụng PMS để tận dụng tối đa các tính năng.
- Theo dõi và cải tiến: Liên tục đánh giá hiệu quả của hệ thống và điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp đang cần tư vấn về giải pháp PMS hoặc các giải pháp Procurement khác xin liên hệ với APETECHS để được hỗ trợ!
Website: https://apetechs.com
Hotline: 0939795266
Email: [email protected]
APETECHS – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.
