Đấu thầu là phương pháp được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để mua hàng hóa/dịch vụ phù hợp với ngân sách. Trong xu thế chuyển đổi số, đấu thầu truyền thống đã được nâng cấp lên thành đấu thầu trực tuyến với nhiều tiện ích hơn. Bài viết chia sẻ những lợi ích của đấu thầu trực tuyến so với đấu thầu truyền thống để Bạn cân nhắc.
Đấu thầu là quy trình đáp ứng các yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp, ba gồm từ bước xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, chào giá, đàm phán, tạo hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Đấu thầu truyền thống và đấu thầu điện tử đều có các tiêu chuẩn đánh giá cẩn thận như: tiêu chuẩn NCC, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện thương mại và giá, tuy nhiên, tiêu chí đánh giá NCC có phần cảm tính hơn so với đấu thầu điện tử.
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA ĐẤU THẦU TRUYỀN THỐNG VÀ ĐẤU THẦU ĐIỆN TỬ
Xét theo thứ tự nghiệp vụ triển khai một bộ hồ sơ thầu, đấu thầu truyền thống và đấu thầu điện tử khác nhau về một số đặc điểm như sau:
1. Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp:
- Với đấu thầu truyền thống, từ yêu cầu mua sắm, chuyên viên thu mua phải tìm kiếm nhà cung cấp bằng việc tìm kiếm thông tin, thẩm định các NCC tiềm năng. Họ phải gọi rất nhiều cuộc điện thoại hoặc email/hẹn gặp để giải thích nhu cầu trước khi phát hành hồ sơ thầu.
- Với đấu thầu trực tuyến, chuyên viên thu mua có thể tìm kiếm NCC phù hợp theo từng lĩnh vực mua sắm, sau đó hệ thống hỗ trợ gửi email mời tham gia Cổng thông tin đấu thầu (Supplier Portal). Tùy thuộc yêu cầu của DN mua hàng, NCC dễ dàng cung cấp thông tin giới thiệu theo form. Việc thẩm định NCC cũng được thực hiện dễ dàng thông qua phân công tác vụ trên hệ thống cho bộ phận chức năng, giảm thiểu sai sót.
2. Yêu cầu mua hàng:
- Trong Đấu thầu truyền thống, chuyên viên mua hàng sẽ phải chuẩn bị bộ hồ sơ yêu cầu mua hàng một cách thủ công, dễ có khả năng sai sót trong trường hợp cần nhiều thành viên có chuyên môn tham gia.
- Trong Đấu thầu điện tử, các yêu cầu mua hàng được tạo ra trên hệ thống và các nhân sự có chuyên môn chỉ cần tham gia đúng trong phạm vi được phân quyền để thiết lập tiêu chuẩn, tiêu chí, trọng số đánh giá. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn, lại còn bảo mật được thông tin.
3. Xử lý gói thầu:
- Trong Đấu thầu truyền thống, việc tổng hợp thông tin từ các báo giá riêng lẻ của NCC được xử lý thủ công, dễ sai sót và cũng dễ lộ thông tin.
- Trong Đấu thầu điện tử, dựa trên các tiêu chí và tỷ trọng được thiết lập trước, hệ thống tự động tổng hợp thông tin xếp hạng các NCC. Các thành viên có liên quan trong Hội đồng xét thầu (như phòng kỹ thuật, tài chính và đơn vị sử dụng) sẽ có ý kiến riêng về từng nhà cung ứng trên từng tiêu chí, các ý kiến được lưu lại để làm cơ sở đánh giá sau này, tiện cho công tác truy vết.
4. Theo dõi thực hiện hợp đồng
- Trong đấu thầu truyền thống, sau khi ra quyết định chọn NCC phù hợp nhất, việc triển khai hợp đồng vẫn rất vất vả: ký hợp đồng bao gồm nhiều điều khoản thương mại phải thương lượng bổ sung, theo dõi việc triển khai thực hiện, thông báo nhận hàng, thanh toán..
- Trong Đấu thầu điện tử, việc theo dõi tiến trình sau khi chọn NCC có thể được thực hiện thông qua hệ thống quản lý trực tuyến, giúp quản lý xuyên suốt quá trình giao tiếp, có tích hợp với hệ thống ERP, đảm bảo nguyên tắc “single-number” giữa bên mời thầu với NCC.
Trước làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, các doanh nghiệp có thể tận dụng những lợi ích mà kỹ thuật số mang lại, nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và tối ưu hóa các quy trình hoạt động của công ty.
Với kinh nghiệm cung cấp giải pháp Đấu thầu trực tuyến chuyên nghiệp, APE TECH Solutions luôn sẵn sàng cùng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình số hóa và nâng cấp quy trình mua hàng.
Liên hệ APE TECH ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp Cổng đấu thầu trực tuyến!
Website: https://apetechs.com/
Hotline: 0906 476 544
Email: [email protected]
APE Techs – Giải pháp quản lý mua hàng hàng đầu cho doanh nghiệp Việt Nam.